Hva er Overtakelsesprotokoll?
Med Overtakelsesprotokoll kan du opprette, utføre og avslutte innflyttings- og utflyttingsinspeksjoner direkte i eiendom. Leietaker vil automatisk motta en innkalling, påminnelser og en kopi av den signerte rapporten. Alt lagres som et dokument på leiekontrakten.
1. Lag en protokoll
- Klikk på Overtakelsesprotokoll i venstremeny
- Klikk på Opprett overtakelsesprotokoll
- Velg type (innflytting/utflytting), dato/tid
- Velg mal, eller Start uten grunnlag.
- Legg til deltakere (leietaker, inspektør, representant)
- Trykk Opprett overtakelsesprotokoll
Når inspeksjonen har en dato, kan du sende en innkalling til leietaker via e-post og SMS. eiendom sender automatisk en påminnelse dagen før.
2. Utføre inspeksjonen
Åpne visningen på et nettbrett, mobil eller datamaskin og gå gjennom rom for rom:
- Vurder tilstanden til hvert element (skala 1–5)
- Trykk på +-tegnet på rommet for å legge til relevante detaljer
- Her kan du også legge til bilder
- Registrer feil og mangler med beskrivelse, reparasjonstype og ansvar (leietaker/utleier)
- Les målere (strøm, vann, oppvarming) og registrer nøkkeloverleveringer
Ved en utflyttingsinspeksjon kan du velge å sammenligne med innflyttingsrapporten, slik at endringer i leietakerens tid blir tydelig dokumentert.
3. Signer protokollen
På stedet: Både utleier og leietaker signerer direkte på skjermen. Hvis leietaker ikke er til stede, kan en representant signere med fullmakt.
Fjernarbeid: Utleier signerer alene — leietaker får automatisk en e-post med en sikker lenke hvor de kan signere eller avslå på nettet. Hver deltaker har sin egen personlige lenke (ingen innlogging nødvendig).
En visjon har tre statuser: Pågående → Signert (Låst) → Ferdig.
4. Etter inspeksjonen
Når protokollen er signert, genererer eiendom automatisk en PDF-rapport med alle rom, bilder, målere og signaturer. Rapporten lagres på leiekontrakten og sendes til leietaker via e-post og SMS.
I tillegg genereres en reparasjonsliste — en separat PDF med kun feil, ansvar og reparasjonstype. Praktisk for håndverkere eller som grunnlag for deduksjoner i depositum.
14 dagers defekt- og defektperiode (kun innflytting)
For innflyttingsinspeksjoner kan du eiendelere} en 14-dagers periode, hvor leietaker} kan rapportere feil via en lenke. Du vil bli varslet for hver oppføring og kan vurdere dem med ansvar, retting og kommentar — leietaker vil automatisk motta et svar.
5. Finn målene dine
- Flytteinspeksjon i venstre meny — oversikt over alle inspeksjoner i selskapet
- På leiekontrakten eller leietakeren under fanen Flytteinspeksjon
- Dashbordkalender — planlagte visninger med dato (forsvinner ved signering)
Ofte stilte spørsmål
Kan leietaker få tilgang til rapporten uten å logge inn?
Ja. Leietaker mottar en sikker lenke via e-post og SMS som ikke krever innlogging.
Kan leietaker signere uten å være fysisk til stede?
Ja. Når utleier har signert selv, mottar leietaker automatisk en e-post med en personlig lenke hvor de kan signere eller avslå på nettet.
Kan jeg gjøre en inspeksjon uten mal?
Ja. Du kan legge til plasser og gjenstander manuelt. Malene sparer bare tid.
Hva skjer hvis leietaker ikke dukker opp?
Du kan fullføre inspeksjonen selv. Leietaker vil da motta rapport-e-posten med en fjernsignaturlenke.
Hva er forskjellen mellom inspeksjonsrapporten og reparasjonslisten?
Inspeksjonsrapporten er full dokumentasjon med alle rom, bilder, målere og signaturer. Reparasjonslisten er et kortere dokument med kun feil og reparasjonstype — praktisk for håndverkere eller fradrag i depositum.
Kan jeg se når leietaker har lest rapporten?
Ja. Ved visningen vises en tidslinje med tidspunktet for e-poståpning og rapportåpning.
Hvem kan lage og se severdigheter?
Administratorer, assistenter og omsorgspersoner kan opprette og redigere inspeksjoner. Regnskapsansatte og visningstilgang kan bare se.
Trenger du hjelp? Kontakt oss i chatten nederst til høyre.