Med Eiendom får alle leietakere og beboere tilgang til Eiendomhub. Her har de mulighet til å kommunisere med sin utleier/administrator, og på sikt kunne få tilgang til relevante eiendomsdata, dokumenter, bilder, oppslagstavler osv.
Hva er Eiendomhub?
Eiendomhub er en egen plattform designet for dine leietakere og beboere. På Eiendomhub kan leietakerne dine blant annet enten svare på meldingene dine, eller skrive til deg selv. Kommunikasjonen foregår dermed på én plattform, slik at du kan samle hele driften av eiendomsforvaltningen din på ett sted.
For utleiere, administratorer og andre brukere av Eiendom
Som bruker av Eiendom vil du ikke få tilgang til Eiendomhub. Som før vil du kunne sende meldinger til leietakerne dine. Dermed vil meldingene og svarene du mottar fra leietakerne vises under Innboks, under Meldinger.
Hvordan aktivere Eiendomhub på et firma
Leietaker er ikke registrert i Eiendomhub til å begynne med.
Hvis du vil at leietakerne skal ha tilgang til portalen, gjør følgende
- Trykk på selskapet oppe til høyre.
- Trykk på innstillinger.
- Gå til arkfanen Annet.
- Trykk på Aktiver.
- Avslutt hør med lagre innstillinger.
Legge til leiere i Eiendomhub
Når denne innstillingen er aktivert, vil alle fremtidige leietakerere automatisk motta en invitasjon til Eiendomhub når de mottar sin første melding fra deg.
For de nåværende leietakerne og beboerne som er opprettet i Eiendom, vil de også motta en invitasjon til Eiendomhub når du sender ut den første meldingen til dem.
Du vil også ha muligheten til å legge til en leietaker manuelt umiddelbart.
- Dette gjør du ved å gå til Leietakere og trykk på en leietaker
- Gå til arkfanen Informasjon, underarkfanen Beboere
- Trykk på Inviter beboer i arkfanen Eiendomhub.
Hva skjer når leietakere svarer på meldingene dine?
Som bruker av Eiendom vil du motta en e-post om at det er mottatt et nytt svar fra en leietaker. Derfra kan du klikke på koblingen i e-postmeldingen
Er du inne i Eiendom, trykk på Meldinger i venstremenyen.
Oppslagstavle
I Eiendom kan du opprette oppslag på oppslagstavlen som er synlige for leietakere som benytter Eiendomhub. Du kan selv styre hvem som ser oppslagene — enten alle leietakere eller kun de i en bestemt eiendom.
Hvordan aktivere oppslagstavle
Første gang du går til Oppslagstavle i venstremenyen, får du dette varselet:
Trykk Gå til innstillinger.
Gå til Oppslagstavle som ligger under Eiendomhub og Funksjoner og sett på haken:
Trykk Lagre innstillinger og gå tilbake til Oppslagstavle.
Opprett et oppslag
Gå til Oppslagstavle og trykk Opprett.
Du fyller inn følgende:
- Tittel – gi oppslaget et beskrivende navn.
- Innhold – skriv inn teksten som leietakerne skal se.
- Eiendom - om dette ikke allerede er valgt ut i fra på hvilket eiendom du er på.
- Synlighet – velg om oppslaget skal vises for alle leietakere, eller kun for leietakere i en bestemt eiendom.
Du kan også legge ved filer og bilder i oppslaget.
I tillegg kan du sette datoer:
- Publiseringsdato – når oppslaget skal bli synlig for leietakerne.
- Utløpsdato – når oppslaget automatisk skal skjules.
- Dato for hendelse – hvis oppslaget gjelder en bestemt begivenhet, kan du angi datoen for denne.
Fest et oppslag øverst
Du kan feste et oppslag, slik at det vises øverst i listen for leietakerne. Dette er nyttig for viktige meldinger du vil at leietakerne skal legge merke til.
Leietakernes oppslag
Leietakere kan også opprette oppslag på oppslagstavlen. Disse oppslagene må du som administrator godkjenne eller avvise før de blir synlige for andre.
For dine leietakere og beboere
Hva kan leietakere se på Eiendomhub?
I utgangspunktet har leietakerne kun tilgang til å se meldingene de enten har sendt selv, eller meldingene de har mottatt fra eiendomsselskapet. Hvis de har flere leiekontrakter (f.eks. en boligleiekontrakt og en bod), kan de klikke på leiekontraktens adresse og bytte mellom de to enhetene.
Hvordan sender leietakerne en melding?
Når leietakerne logger på, må de velge leieforhold øverst.
Deretter gå til Meldinger i venstremenyen og Skriv melding.
Når den er sendt, kan de, som i andre e-postsystemer, se meldinger under Sendt og se meldingene de har mottatt under Innboks .
Slik ser det ut hos leietakeren:
Hva om leietakerne og beboerne dine ikke registrerer seg?
Hvis leietakerne ikke registrerer seg for Eiendomhub, vil de fortsatt motta en e-postmelding om at de har mottatt en melding. Meldingen kan fortsatt sees i e-posten, men den kan ikke besvares før de har opprettet en bruker.
Dokumenter
På Eiendomhub er det mulig for brukere i Eiendom å laste opp dokumenter, slik at både administratorer, utleiere og leietakere har oversikt. Når brukere i Eiendom har lastet opp et dokument, slik at leietakeren kan finne det i Eiendomhub under Dokumenter.
Innkrevinger
Det er mulig for leietakeren å se alle innkrevingene som er opprettet for dem i Eiendom. Innkrevingene vil bli lagret i Eiendomhub så snart de er sendt fra Eiendom.
Leietakernes oppslag
Leietakere kan både se oppslag som du som utleier har opprettet, og opprette sine egne. De oppretter oppslag på samme måte som utleier.
Når en leietaker har opprettet et oppslag, sendes det til deg som utleier for godkjenning eller avvisning.
Generelle spørsmål om Eiendomhub
Endre leietakerens e-postadresse hvis de er registrert på Eiendomhub
Når en leietaker er registrert i Eiendomhub, kan ikke leietakerens e-postadresse endres. Dette er fordi leietakerens e-postadresse er koblet til brukeren i Eiendomhub. Hvis e-postadressen skal endres, krever det først at leietakeren melder seg av Eiendomhub, e-postadressen endres til Eiendom og derfra kan leietakeren inviteres på nytt.
Eiendomhub tilbyr en rekke funksjoner som er inkludert i abonnementet:
Meldingsmodul
- Gjør det enkelt å informere om for eksempel Vedlikehold, møter eller avstemninger
- Unngår e-post og i trappeoppgangen
- Send meldinger direkte til en eller flere beboere
Dokument-modul
- Lagre og del vedtekter, kontoer, referater osv.
- Beboerne har tilgang til dokumentene digitalt – alltid oppdatert
Innkrevingmodul
- Se betalinger, etterskudd og økonomisk fremgang etter enhet
- Gjør det enkelt for både administrator og beboer å holde oversikt